Un cliente te pide factura: qué datos necesitas y cómo hacerla bien

Para facturar a un cliente necesitas su RFC, su nombre o razón social, el código postal de su domicilio fiscal y su régimen fiscal, copiados tal cual de su Constancia de Situación Fiscal, más el uso del CFDI y la forma de pago. Si un solo dato no coincide con el SAT, la factura se rechaza; por eso lo más seguro es pedirle la constancia.

Este artículo es informativo y no sustituye a tu contador. Las reglas fiscales cambian cada año; confirma plazos y formatos vigentes con quien lleva tu contabilidad.

Qué datos necesitas para facturar a un cliente

La factura electrónica (CFDI 4.0) valida al receptor contra el padrón del SAT. Necesitas:

1. RFC del cliente.
2. Nombre o razón social, escrito igual que en su constancia (sin cambiar mayúsculas ni quitar «S.A. de C.V.»).
3. Código postal de su domicilio fiscal.
4. Régimen fiscal del cliente.

La forma más segura de obtenerlos: pídele su Constancia de Situación Fiscal (la descarga del portal del SAT) y cópialos tal cual.

Uso del CFDI y forma de pago

• Uso del CFDI: para qué usará la factura el cliente (gastos en general, adquisición de mercancías, etc.). Lo elige él; pregúntaselo.
• Forma de pago: efectivo, transferencia, tarjeta. Debe ser la que realmente usó.

Pagó de contado o a crédito (PUE vs PPD)

• Si el cliente pagó en una sola exhibición, la factura se marca como pagada en una exhibición (PUE).
• Si quedó a crédito o pagará en partes, se marca como pago en parcialidades o diferido (PPD), y después emites un complemento de pago.

Si le fías a clientes de mostrador, lee también cómo llevar el control del fiado.

Las ventas que nadie facturó: la factura global

Si vendes a público en general y nadie te pidió factura, esas ventas se pueden agrupar en una factura global con el RFC genérico XAXX010101000. Se emite por un periodo (día, semana, mes, según tu caso) y lleva un apartado de información global con esa periodicidad.

Errores comunes con la factura global

• No emitirla, o emitirla fuera del plazo que te corresponde.
• Incluir ventas que ya se facturaron individualmente.
• Elegir una periodicidad distinta a la que te toca.

Tu contador te confirma la periodicidad y el plazo vigentes para tu régimen.

Si vendiste a crédito: el complemento de pago

Cuando facturaste en PPD y el cliente te paga después, debes emitir un complemento de pago por cada pago recibido. Los plazos para emitirlo cambian con las reglas de cada año, y las fuentes secundarias no siempre coinciden, así que confírmalo con tu contador.

Si tus clientes de crédito tardan en pagar, revisa cómo cobrar a clientes que te deben con una rutina semanal.

Cancelar o corregir una factura

Una factura con un dato mal se cancela y se vuelve a emitir con el motivo correcto. Si el cliente ya la usó, avísale antes. El proceso y los motivos los define el SAT; tu contador o tu sistema de facturación te guían.

Cuándo llamar a tu contador

• Si no sabes qué régimen tiene tu cliente o tú.
• Si tienes ventas de meses pasados sin facturar.
• Si tu cliente pide cancelar una factura ya pagada o ya deducida.

Los negocios que más facturan suelen ser los que venden a otros negocios: una ferretería con clientes contratistas o un distribuidor que surte a tiendas.

Con Cajón — facturas desde la venta: 30 timbres al mes en el plan Equipo y 100 en el plan Cadena, con factura global y complementos de pago. Los planes Gratis y Negocio no incluyen facturación. Revisa los planes y precios.